Llegó diciembre, el mes en que todas corremos de acá para allá. Corres de reunión en reunión. Tu bandeja de entrada se llena hasta el tope (y estás a punto de explotar). Tenemos que terminar todos los pendientes, asistir y cumplir con todas las despedidas de fin de año y completar la lista de regalos. ¿No será mucho? Seguro que si, por eso te voy a dar varios consejos para que efectivices tu tiempo de la mejor manera posible, y te quede tiempo para concretar todos los extras de este mes.
No sobreestimes el número de cosas que podes hacer en un día. En lugar de crear una enorme lista de tareas pendientes (y sentirte frustrada cuando no las terminas), proba el 1-3-5 lista de tareas pendientes: Organízate para realizar una gran tarea, tres tareas medianas, y cinco pequeñas tareas todos los días.
Si ya terminaste algo, bórralo o tachalo . Siempre se siente bien sacar algo de la lista.
Nunca pongas un gran proyecto como una más de cosas por hacer en tu lista. Dividilo en tareas más pequeñas para ayudar a mantener el rumbo y alcanzar tu meta final.
Revisá el correo a horas específicas durante el día, y tratá de que sean sólo 4 0 5 veces.
Agrupa tus emails de acuerdo a cuánto tiempo te va tomar responderlos. Si se necesita menos de tres minutos para responder, simplemente hacelo al instante. Si necesitas más que eso, déjalos a un lado y luego, cuando tengas mucho tiempo, responde esos mensajes primero.
Cuanto más rápido se responde está bien ya que son más breves las respuestas y menos tiempo el que perdés con explicaciones como «Disculpame por la respuesta tardía». Si no podes responder dentro de las 48 horas, al menos responde con un rápido “recibido, te contesto en breve”.
Una vez por trimestre, hacer una limpieza en la bandeja de entrada y archiva todos los mensajes de más de 2 o 3 meses. (Responderlos en este momento sería más que vergonzoso).
En cuanto a los mails a los que estás suscrita; crea una bandeja que se llame “Por leer” y cuando tengas tiempo léelos.
Cuando armes una reunión, no las programes por más tiempo de lo necesario. La mayoría de las reuniones están programadas para una hora completa, cuando deberían ser de 20 minutos, 30 minutos, o 45 minutos como máximo.
No programes reuniones de actualizaciones esto siempre se puede hacer por mail. Si el propósito de una reunión no es para tomar una decisión o realizar una acción en conjunto, cancélala (o bien sugerí a tu jefe de que la reunión no es necesaria).
Si te vas a reunir con alguien afuera de la oficina, pensa si realmente necesitas conocerla en persona. ¿Podrías lograr tu objetivo con una llamada telefónica o videoskype en su lugar?
Antes de una reunión, envía a todos una agenda. Si la conversación se desvía, no tengas miedo de frenar la situación con un simple: » Vamos a hablar de esto si es útil, al final de la reunión, ya que sólo disponemos de 10 minutos».
Si tenes una reunión telefónica trata de que dure menos de 19 minutos. Esto te va a ayudar a evitar charlar sobre nimierdades y puedas ir directamente al grano. Y si la conversación sigue y sigue, dale a tu interlocutor una buena excusa para poder cortar.
Arma tu horario en función de cuáles son tus mejores momentos para hacer las cosas. Si sabes que estas más concentrada a la mañana destina este tiempo para realizar trabajos que necesiten que estés muy atenta. ¿Siempre tenes un momento aburrido a las 15:00 hs. Resérvate esta hora para las tareas sin tanta importancia.
No subestimes los tiempos cortos para concretar tareas. En lugar de perder 15 minutos entre reunión y reunion, tene siempre una lista de pequeñas tareas que puedas hacer en 15, 10 o cinco minutos: Responde correos electrónicos, hace los llamados pendientes, etc.
Si bien no deberías trabajar todo el fin de semana, trata de encontrar un par de horas para limpiar tu bandeja de entrada y dale el punta pie a los proyectos que se avecinan. Hacer esto mientras ves una película el domingo a la noche hace que trabajar en casa no será tan tedioso.
Utiliza los deadlines y ultimátums de tiempo a tu favor. Incluso si no tenes una fecha límite realmente, establecete una. Si sabes que tenes solo dos horas para hacer algo, no vas a querer perder una hora en Facebook.
Si estás teniendo problemas para empezar un proyecto, establecete una cierta cantidad de tiempo o un cierto tipo de trabajo del proyecto que tenes que tener listo antes de pasar a otra cosa.
Hay momentos en que la vida va a tratar de descarrilar tu productividad: Una persona con la que necesitas hablar no está disponible, te quedaste sin Internet, o simplemente no podes concentrarte en la tarea en cuestión. Tene siempre otras tareas que hacer a mano.
Necesitas una solución rápida para que tus compañeros de trabajo no te distraigan. Ponete tus auriculares. Es mucho menos probable que la gente se te acerque a preguntarte algo que no es urgente o para chusmear.
Cuando te topes con artículos interesantes, no los leas en el momento ya que te van a sacar tiempo. En lugar de eso, imprimilos y léelos cuando tengas más tiempo (tal vez en un viaje, la sala de espera del Dr. O mientras haces hora cuando los chicos salen de natación)
Sentite libre de encerrarte cuando necesites tiempo para concentrarte. Si utilizas un sistema de chat interno, pone en tu mensaje “No molestar», que la gente sepa que estás trabajando en algo. Y si tenes una oficina real con una puerta. Cerrala y pone una nota agradable en la puerta explicando lo mismo.
Para poder concentrarte mejor, asegúrate de que ninguno de los dispositivos de tu cel. suene cuando recibas nuevos mensajes. Incluso algo tan pequeño como una vibración del teléfono puede ser suficiente para interrumpir un flujo productivo.